Privacyverklaring

EcoPro Kozijnen B.V. · bijgewerkt in oktober 2026

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij van u gebruiken, waarom wij dat doen, met wie wij ze delen en hoe lang wij ze bewaren. U leest ook welke rechten u heeft. Wij houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wie zijn wij?

EcoPro Kozijnen B.V. levert en plaatst kunststof kozijnen, deuren en schuifpuien. Wij zijn verantwoordelijk voor het gebruik van uw gegevens zoals in deze verklaring beschreven.

Adres: Plataanstraat 20H, 7545 MX Enschede
KvK-nummer: 91269458
E-mail: info@ecoprokozijnen.nl
Telefoon: 053 203 21 74

Heeft u een vraag over uw gegevens? Neem dan gerust contact met ons op.

Welke gegevens gebruiken wij, en waarvoor?

Welke gegevens wij van u hebben, hangt af van wat u met ons doet. Hieronder leest u het per situatie.

U bezoekt onze website

Wij tellen hoe vaak onze pagina's bekeken worden met een eigen teller. Die gebruikt geen cookies en bewaart geen IP-adres en geen apparaatnummer. Wij zien alleen per dag hoe vaak een pagina is bekeken en via welke weg bezoekers binnenkwamen, bijvoorbeeld via Google, een advertentie, een AI-assistent of rechtstreeks. Wie u bent, kunnen wij daaruit niet afleiden.

Tijdens uw bezoek onthoudt uw browser tijdelijk via welke pagina, advertentie of website u binnenkwam. Dat staat alleen in uw eigen browser en verdwijnt als u het venster sluit. Stuurt u ons een aanvraag of bestelt u in de webshop, dan gaat die informatie met uw aanvraag of bestelling mee. Zo weten wij hoe u ons gevonden heeft.

Google Analytics en de Meta-pixel gebruiken wij alleen als u daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Meer daarover leest u hieronder bij "Cookies".

Op onze website tonen wij reviews die klanten op Google over ons schreven, met de naam die de schrijver op Google gebruikt.

Onze hostingpartij houdt korte tijd technische logbestanden bij, met onder meer het IP-adres, om storingen op te lossen en de website te beveiligen. Weigert onze website een verdacht verzoek, dan bewaren wij alleen een versleutelde vorm van het IP-adres en het land, om aanvallen te herkennen.

U neemt contact met ons op

U kunt ons bereiken via het contactformulier, de chat met Koos, WhatsApp, de telefoon, e-mail, een formulier bij een advertentie van ons op Facebook of Instagram, of via de webshop als u een offerte met montage of de inmeetservice aanvraagt. Wij gebruiken dan:

uw naam, telefoonnummer en/of e-mailadres;
uw adres, postcode en woonplaats, als u die invult;
uw vraag of bericht, en foto's of bestanden die u meestuurt;
of u berichten via WhatsApp wilt ontvangen;
via welke weg u ons vond (zie hierboven).

Dat doen wij om uw vraag te beantwoorden, een adviesgesprek te plannen en een offerte te maken. Na uw aanvraag kunnen wij u een link sturen waarmee u zelf een moment voor het adviesgesprek kiest, met herinneringen per e-mail, sms of WhatsApp. De afspraak zetten wij in onze agenda.

Aanvragen via Facebook of Instagram. Vult u een formulier in bij een advertentie van ons, dan stuurt Meta ons de gegevens die u daar invulde.

Telefoon. Nemen wij niet op, dan neemt Koos op, onze digitale assistent, of spreekt u een bericht in. Een gesprek met Koos wordt opgenomen; dat hoort u aan het begin van het gesprek. Belt Koos u zelf, bijvoorbeeld om een afspraak te bevestigen, dan wordt dat gesprek ook opgenomen en hoort u dat ook. Wij bewaren deze opnames 30 dagen, zodat wij kunnen terugluisteren als iets niet duidelijk is. Een ingesproken bericht wordt automatisch uitgeschreven en als terugbelverzoek bij uw aanvraag gezet.

WhatsApp en e-mail. Berichten en e-mails die u ons stuurt, bewaren wij bij uw aanvraag of order. Op WhatsApp kan Koos uw vraag als eerste beantwoorden. Voor een antwoord per e-mail kan een digitale assistent een concept voorbereiden; een medewerker leest dat na voordat het verstuurd wordt.

Chatten met Koos op onze website

Koos is een digitale assistent die werkt met kunstmatige intelligentie (AI). Hij beantwoordt vragen met de informatie op onze website. Wat u in de chat typt, sturen wij naar een AI-dienst om een antwoord te maken: Claude van Anthropic, en als die niet beschikbaar is Groq. Koos kan zich vergissen; wat in uw offerte staat, is altijd leidend. Deel in de chat geen privégegevens, zoals bankgegevens of medische informatie.

Wij bewaren de gesprekken met Koos niet. Het gesprek staat alleen tijdelijk in uw eigen browser, zodat het blijft staan als u naar een andere pagina gaat; het verdwijnt als u het venster sluit. Laat u in de chat uw naam en telefoonnummer of e-mailadres achter, dan wordt het een aanvraag. Dan bewaren wij het gesprek bij die aanvraag, zodat een collega weet waar het over gaat.

U wordt klant

Gaat u akkoord met een offerte, dan gebruiken wij de gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren:

uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
de offerte en uw akkoord, met de naam of handtekening die u daarbij zet;
maten, tekeningen en foto's van uw woning, gemaakt bij het inmeten en de montage;
de planning van inmeten, levering, montage en service;
facturen en betalingen;
servicemeldingen en garantie;
de berichten die wij met u wisselen.

Klantportaal. U krijgt een persoonlijke link naar uw klantportaal. Daar volgt u uw order, geeft u akkoord, betaalt u en stelt u vragen. Ook daar kan een digitale assistent u helpen; die krijgt daarvoor de gegevens van uw order. Zet u meldingen aan op uw telefoon, dan sturen wij die via de meldingendienst van uw telefoon of browser.

Impressie van uw gevel. Soms maken wij een computerimpressie van uw woning met de nieuwe kozijnen. Daarvoor gebruiken wij een foto van uw gevel die wij zelf maakten, of de Street View-foto van Google bij uw adres, en een beeldmodel van Google (Gemini). De impressie staat alleen in uw klantportaal en bij uw order.

Betalen. Betaalt u met iDEAL, dan loopt dat via Mollie. Maakt u geld over, dan zien wij uw naam en rekeningnummer op ons bankafschrift en koppelen wij de betaling aan uw order.

Uitvoering. De fabriek die uw kozijnen maakt, krijgt wat zij daarvoor nodig heeft: de maten, de specificaties en een referentie van uw order. Leveranciers van bijvoorbeeld een kraan of container krijgen het adres waar het werk is. Onze inmeters, monteurs en servicemedewerkers zien in hun app alleen wat zij voor hun klus nodig hebben.

Boekhouding. Facturen gaan naar onze boekhouder (20accountants), via het boekhoudprogramma Basecone van Wolters Kluwer. Facturen en de administratie moeten wij 7 jaar bewaren; dat verplicht de wet.

Na de oplevering. Wij kunnen u vragen hoe tevreden u bent en of u een review over ons wilt schrijven. Geeft u daar toestemming voor, dan kunnen wij met een foto van het resultaat en de naam van uw straat (nooit uw huisnummer) de buren laten weten dat wij bij hen in de buurt werken, met een brief of een advertentie in de buurt. Die toestemming kunt u altijd intrekken. Foto's van uitgevoerd werk kunnen wij op onze website laten zien, zonder uw naam of adres. Wilt u dat niet, laat het ons dan weten.

Opvolging van een offerte. Heeft u een offerte van ons gekregen en nog niet gereageerd, dan kunnen wij u daar later nog eens over mailen. Onder elke mail staat een afmeldlink, en via WhatsApp kunt u STOP sturen. Berichten over een lopende order of afspraak blijven wij wel sturen.

U bestelt in de webshop

Bestelt u in onze webshop, dan gebruiken wij uw naam, bezorgadres, e-mailadres en telefoonnummer, uw bestelling (producten, maten en keuzes), een eventuele opmerking voor de bezorging en de naam die u typt als akkoord. U betaalt vooraf met iDEAL via Mollie. Laat u uw samenstelling naar uzelf mailen, dan bewaren wij die samenstelling met uw e-mailadres en sturen wij u daarna nog één keer een herinnering. Hoe ver bezoekers in de webshop komen, meten wij zonder naam en zonder cookie.

U solliciteert bij ons

Solliciteert u bij ons, dan gebruiken wij uw gegevens alleen voor de sollicitatie.

Op welke grondslag?

Wij gebruiken uw gegevens alleen als daar een grondslag uit de AVG voor is:

Overeenkomst: om uw aanvraag te beantwoorden, een offerte te maken en de opdracht of bestelling uit te voeren, inclusief service en garantie.
Wettelijke plicht: bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht voor facturen.
Gerechtvaardigd belang: de bezoekteller, de beveiliging van onze website en systemen, het opnemen van gesprekken met Koos, een herinnering bij een offerte, de vraag hoe tevreden u bent en het meten van onze advertenties bij Meta (zie hieronder). Wij wegen daarbij uw belangen mee, en u kunt hier altijd bezwaar tegen maken.
Toestemming: voor Google Analytics en de Meta-pixel, en voor een buurtcampagne met een foto van uw woning. Uw toestemming kunt u altijd intrekken.

Cookies

Cookies zijn kleine bestanden die een website op uw apparaat zet. Onze website vraagt bij uw eerste bezoek wat u wilt.

Zonder toestemming bewaart uw browser alleen wat de website nodig heeft: uw keuze in de cookiemelding, de herkomst van uw bezoek en het gesprek met Koos (beide weg als u het venster sluit), uw winkelmandje en de gegevens die u in de webshop invulde (zodat u later verder kunt) en een anoniem nummer waarmee wij tellen hoe ver bezoekers in de webshop komen. Dit zijn geen cookies van Google of Meta.

Alleen als u op "Akkoord" klikt, laden wij:

Google Analytics (Google): om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken, met een ingekort IP-adres. Deze cookies verlopen na hooguit 2 jaar.
De Meta-pixel (Meta, het bedrijf achter Facebook en Instagram): om te meten welke advertenties werken en om ze te tonen aan mensen die interesse kunnen hebben. Meta krijgt dan onder meer welke pagina u bekijkt en of u een aanvraag verstuurde. Deze cookie verloopt na 90 dagen. Voor het verzamelen en doorsturen van deze gegevens zijn wij samen met Meta verantwoordelijk; wat Meta daarna met de gegevens doet, valt onder het privacybeleid van Meta.

Kiest u "Alleen noodzakelijk", dan laden wij Google Analytics en de Meta-pixel niet. Uw keuze wijzigen kan altijd: cookie-instellingen wijzigen. Cookies die al geplaatst zijn, verwijdert u via de instellingen van uw browser.

Advertenties op Facebook en Instagram meten

Heeft u via een advertentie van ons op Facebook of Instagram een aanvraag gedaan, of kwam u via een link op Facebook of Instagram (zoals een advertentie van ons) op onze website en liet u daar een aanvraag achter? Dan laten wij Meta Platforms Ireland Ltd. (het bedrijf achter Facebook en Instagram) later weten of uit uw aanvraag een afspraak, een offerte of een opdracht is voortgekomen.

Wij geven daarbij alleen door:

het kenmerk dat Meta aan uw aanvraag of aan uw klik gaf;
uw e-mailadres en telefoonnummer in versleutelde vorm (gehasht), zodat Meta de gebeurtenis aan de juiste advertentie kan koppelen;
welke stap het was (afspraak, offerte of opdracht) en de datum;
bij een opdracht het orderbedrag (zonder btw).

Uw naam, adres en de inhoud van uw offerte geven wij niet door.

Wij doen dit om te meten welke advertenties echt tot opdrachten leiden. Zo geven wij minder uit aan advertenties die niets opleveren, en tonen wij onze advertenties vaker aan mensen die echt interesse hebben. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang: verstandig en zuinig adverteren. Het gaat alleen om mensen die via Facebook of Instagram bij ons kwamen en een aanvraag deden.

Een stap geven wij alleen door binnen 7 dagen nadat die plaatsvond. Meta kan gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken; Meta valt daarvoor onder het EU-VS Data Privacy Framework. Hoe lang Meta gegevens bewaart, leest u in het privacybeleid van Meta.

Wilt u dit niet? Stuur een e-mail naar info@ecoprokozijnen.nl. Dan zetten wij u op onze afmeldlijst en geven wij niets meer over u door aan Meta. Meldt u zich af voor onze berichten (via de link in een e-mail of door STOP te sturen via WhatsApp), dan geven wij ook niets meer over u door.

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die wij voor ons werk nodig hebben, als de wet ons daartoe verplicht (bijvoorbeeld de Belastingdienst), of als u daar toestemming voor gaf. Dit zijn de diensten die wij gebruiken:

Website, systemen en opslag: Vercel (hosting, servers in Frankfurt) en Supabase (database en bestanden, servers in Frankfurt).
E-mail: Strato (onze mailboxen, Duitsland) en Resend (het versturen van e-mails uit onze systemen).
Telefoon, WhatsApp en sms: Voys (telefonie), Twilio (WhatsApp, sms, gesprekken met Koos en de opnames) en WhatsApp (Meta).
Betalen: Mollie (iDEAL, Nederland) en onze bank.
Boekhouding: onze boekhouder 20accountants, via Basecone (Wolters Kluwer).
AI-diensten: Anthropic (Claude) voor Koos en het voorbereiden van teksten, Groq als reserve en om ingesproken berichten uit te schrijven, Google (Gemini) om foto's en documenten te lezen en voor de impressie van uw gevel, en ElevenLabs voor de stem van Koos.
Google: Analytics (alleen met uw toestemming), Agenda (onze afspraken), Maps (reistijd en route naar uw adres, en Street View) en ons Bedrijfsprofiel (de reviews op onze website).
Meta: de Meta-pixel (alleen met uw toestemming), formulieren bij advertenties en het meten van advertenties (zie hierboven).
Koppelingen en meldingen: Zapier (zet aanvragen uit Facebook en Instagram door naar andere software die wij gebruiken) en Telegram (meldingen aan onze medewerkers over nieuwe aanvragen, berichten en ingesproken berichten).
Uitvoering: de fabriek die uw kozijnen maakt, en leveranciers voor het werk, zoals een kraan of container.

Komt u bij ons via een aannemer of een andere partner die met ons samenwerkt, dan krijgen wij uw gegevens van die partner.

Gegevens buiten de Europese Unie

Een deel van deze diensten is gevestigd buiten de Europese Unie of verwerkt gegevens (ook) daar: Google, Meta, Anthropic, Groq, Twilio, Resend, ElevenLabs, Zapier en Telegram. Vercel en Supabase zijn Amerikaanse bedrijven, maar onze gegevens staan bij hen op servers in Frankfurt. Bij diensten in de Verenigde Staten steunen wij op het EU-VS Data Privacy Framework (als het bedrijf daarvoor is aangemeld) of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in de voorwaarden van die dienst. Wilt u weten welke waarborg bij een dienst hoort? Vraag het ons.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Niet langer dan nodig. Wij houden deze termijnen aan:

Facturen, betalingen en de orderadministratie: 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
Uw klantdossier (offerte, maten, tekeningen, foto's en berichten): zolang de garantie loopt, tot 15 jaar na de montage. Zo kunnen wij een vraag over de garantie goed afhandelen.
Een aanvraag of offerte zonder opdracht: 2 jaar na het laatste contact.
Opnames van telefoongesprekken met Koos: 30 dagen.
Gesprekken met Koos op de website: die bewaren wij niet, behalve bij een aanvraag die u in de chat achterliet (dan zoals een aanvraag).
Een bewaarde samenstelling uit de webshop: 1 jaar.
De afmeldlijst: zolang dat nodig is om uw keuze te respecteren. Daarop staan alleen uw e-mailadres of telefoonnummer.
Sollicitaties: tot 4 weken na de sollicitatie, of met uw toestemming tot 1 jaar.
Cookies (in uw browser): Google Analytics hooguit 2 jaar, de Meta-pixel 90 dagen.

Daarna verwijderen wij de gegevens of maken wij ze anoniem.

Uw rechten

U heeft deze rechten:

Inzage: u mag weten welke gegevens wij van u hebben.
Correctie: kloppen uw gegevens niet, dan passen wij ze aan.
Verwijdering: u kunt ons vragen uw gegevens te wissen, behalve wat wij moeten bewaren (zoals facturen).
Beperking: u kunt ons vragen uw gegevens tijdelijk niet te gebruiken, bijvoorbeeld terwijl wij een verzoek van u bekijken.
Bezwaar: tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang, zoals het meten van advertenties bij Meta. Tegen berichten met aanbiedingen kunt u altijd bezwaar maken.
Overdracht: u kunt uw gegevens in een gangbaar bestand krijgen, om ze aan een ander te geven.
Toestemming intrekken: wat u met toestemming liet doen, zoals cookies, kunt u altijd intrekken.

Een verzoek stuurt u naar info@ecoprokozijnen.nl of per post naar EcoPro Kozijnen B.V., Plataanstraat 20H, 7545 MX Enschede. Wij reageren binnen een maand. Wij kunnen u vragen te bevestigen dat het verzoek echt van u komt, bijvoorbeeld door te antwoorden vanaf het e-mailadres dat wij van u hebben.

Wij nemen geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen. Koos en onze andere digitale assistenten helpen bij vragen en teksten; een medewerker beslist.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken wij samen een oplossing. U mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Wij beveiligen uw gegevens met passende maatregelen, onder andere:

onze website, onze systemen en het klantportaal gebruiken een versleutelde verbinding (https);
medewerkers werken met een eigen inlog en zien alleen wat bij hun werk hoort;
uw browser praat nooit rechtstreeks met onze database; alleen onze eigen server kan erbij;
de link naar uw klantportaal is persoonlijk en willekeurig, en dus niet te raden;
verdachte verzoeken worden geweigerd en gemeld.

Gaat er toch iets mis met uw gegevens (een datalek), dan melden wij dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan u.

Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan als ons werk of de wet verandert. Bovenaan staat wanneer hij voor het laatst is bijgewerkt. Deze versie is van oktober 2026.

Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem contact op met EcoPro Kozijnen B.V.:

E-mail: info@ecoprokozijnen.nl
Telefoon: 053 203 21 74
Post: Plataanstraat 20H, 7545 MX Enschede